第一條 為規范中國應急救援人員關愛和礦山塵肺病防治基金 會（ 以下簡稱基金會）檔案管理，增強本基金會檔案的實用性和有 效性，特制定本制度。
第二條 歸檔范圍
基金會的規劃、年度工作計劃、統計資料、財務審計、會計檔 案、勞動工資、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、 項目方案、及所有涉及基金會的請示、報告、批復、紀要、通知、 信件等各類文件資料。
第三條 檔案管理工作由基金會秘書處綜合部負責，綜合部設檔 案管理員具體負責。
第四條 檔案管理員的職責：保證基金會及各部門的原始資料及 單據齊全完整、安全保密和使用方便。
第五條 資料的收集與整理
（一）基金會的歸檔資料實行 “年度歸檔”制度，即：每年的 一月為上年度檔案資料歸檔期；
（二）在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各業務部門收 繳應該歸檔的原始資料，各部門應積極配合與支持；
（三）凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔；
（四）各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否 歸檔；
（五）檔案管理員根據《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
第六條 資料的分類與歸檔
（一）檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關 規定執行；
（二）檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此 規定范圍內。
第七條 檔案的借閱
（一）基金會工作人員因工作需要，借閱非密級檔案可直接通 過檔案管理員辦理借閱手續；
（二）基金會檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密 級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密 級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過 4 小時。秘密級檔案 的借閱必須由秘書長批準；
（三）檔案借閱者必須做到：
1.愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改；
2.注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
第八條 檔案的銷毀
（一）基金會任何個人或部門非經允許不得銷毀檔案資料；
（二）當某些檔案到了銷毀期時， 由檔案管理員填寫《檔案資 料銷毀審批表》，經秘書長審核批準后執行；
（三）經批準銷毀的基金會檔案，檔案管理員須認真核對， 將 批準的《檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并 歸檔。登記表永久保存；
（四）在銷毀檔案資料時，必須由秘書長或辦公室主任指定專人監督銷毀。
第九條 本制度由理事會負責解釋。
第十條 本制度由 2005 年 10 月 31 日第一屆二次理事會審議通 過并實施。經 2022 年 12 月 28 屆四次理事會重新修訂并實施。
